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    助理做个宣传册竟然踩了这么多神坑

    时间:2018-11-29 04:37:42  来源:本站  作者:

      今天这篇文章是我一个叫曹晶的学生助理写的,她也是武汉工程大学青语创新团队的副队长。

      近期让她做了一个团队的宣传手册,然后针对其中一些问题和解决办法等经验做了一个复盘,就想着把复盘文分享出来,希望能对那些需要做宣传册的朋友能有些许帮助。

      最近刚完成大叔交代的团队宣传册,大叔就让我趁热打铁写一篇复盘,说说我在做宣传册的过程中遇到的问题,以及在此过程中我的个人收获。

      很多人说羡慕我们能当大叔的助理,遇到像大叔这么好的人生导师。包括前不久去大叔公司找大叔修改“创青春”的计划书,大叔公司的小伙伴也说:“你们是大叔的学生吗?真幸运啊!”

      仔细想想,我从进团队到现在刚好一年,从团队这个高速旋转的圆盘的边缘走到了圆盘的中心,从在例会上远远地看着大叔到近距离给大叔汇报工作。其中的动力并不是什么“接触网红大叔”,而是在往届的学长学姐身上看到了这个团队充满活力的原因——有一位目标明确、善于指导的老师,有一群敢想敢做、会学会玩的学生。

      我刚进团队的时候,办公室是在学校大礼堂角落的一个位置,后来申请到了学校创新创业基地里的一间特别大的办公室,装修得特别漂亮,我们就在这里学习。

      《基于多光谱连续可调节植物物联网智能种植系统》获2017年第十五届挑战杯“一带一路”国际专项赛一等奖(学校历史最佳成绩);

      《武汉微特乐事传媒有限责任公司》获第三届“互联网+”大赛国赛铜奖;获第三届“互联网+”大赛省赛金奖(学校历史最佳成绩);

      《秋夜青语大学生微公益志愿行动》获第三届中国“互联网+” 大赛省赛铜奖;

      但是我们的好成绩学校里很多人都不知道,甚至不知道我们这样一个优秀的团队的存在。于是大叔说,我需要你们做一份宣传册,年前做出来,我去给领导汇报工作。

      作为副队长,对团队里的人和事相对来说接触的比较多,这个任务便交给了我。宣传册的设计是团队里一位艺术院的同学及其室友负责的,我负责材料收集、设计进度跟进、传达大叔的修改意见及后续印刷、送宣传册等工作。

      虽然经历了一路的摸爬滚打最终把工作完成了,但是不梳理一遍的话,时间久了,宣传册还在,踩过的坑也还在。

      一是材料收集效率不高,归根结底团队之前没有做好资料整理:各种活动上高清无码的大图难得找到几张;群相册里“鱼龙混杂”;大大小小的比赛从校赛到国赛分类不够详细;每年取得的荣誉没有系统的整理等等。

      为了避免以后的工作再被这些问题拖慢了进度,我们对团队知识库漏洞进行了补救:我们制定了团队活动簿,要求团队里的小伙伴们对来访领导做好记录;要求拍摄正面照并上传原图至对应的群相册;每项赛事过后一星期内收集各项目的计划书、PPT、现场照片等资料上传至团队云盘;每半年对团队成果进行一次整理并上传至云盘。

      在宣传册的制作过程中能发现很多问题,整个宣传册做下来, 能顺手把问题都解决了,实在是一举多得。

      二是由于负责设计的三位同学风格难得统一,慢慢地就都交给了其中一位,课业、考试、中途的寒假外加前后七版修改意见,然后我们惊恐地发现,啊,四月份了QAQ

      拿到这个项目的时候,我应该先弄清楚自己有多少可以用的人,他们要做的工作量有多大,大概需要多久能完成,如果不能按时完成,我是否有Plan B 对问题进行及时补救。就像当我发现实际工期远远超过预计工期的时候,可以考虑找全职设计者来完成后续工作。

      第一版文案里面我把办公室卫生制度放进了宣传册。当大叔指出没必要写这个的时候,我意识到,平时发的通知公告和宣传册里面的内容是两码事。

      领导照片:正面,高清。说起来挺简单的,但是很多人一到拍照的时候就拍后脑勺,一到上传的时候就忘了发原图。

      静物照片:高清,有代表性。版面有限,又糊又不具代表性的图片放上去不是浪费钱吗?

      证件照:用最好看的,没有就去拍。不然别人的照片都是美美的精修图,就你的是自拍+抠图。

      领导视察的系列图片及项目指导老师的先后顺序,要不是大叔的调整,印出来估计大大小小的领导都得罪到了。

      除了版面设计,收集图片、整理资料、撰写文案也有小伙伴们的功劳,他们既然有付出,那么如果能在成果中加以体现,会让人有参与感、有荣誉感。

      “亲,为了避免出现售后问题,我们先打印一份样本,样本您满意我们再生产大货~”

      我想着我在学校打印店已经打印过样本了,既然规格是一样的,转CMYK之后的色差我们也能接受,不看样本就不看样本呗,于是爽快地回复:“可以的。”(进坑了。)

      好不容易过了两天,迫不及待地问客服样本做好了没有,这次得到的却是“生产时间是5天左右哈亲亲”这种看了让人冒火的答复。

      于是我急了,觉得自己的态度需要强硬一点:“我去打印店半天就能拿到样本,你们不行的话我申请退款。”“周五上午看不到样本我就申请退款了。”上午十点多发的消息,下午三点对方就跟我说样本做好了。

      拿到宣传册我就傻眼了,怎么跟我自己印的样本不一样厚啊?!愤然拍图质问客服。

      对方不急不慢地问了我几个问题,排除了其他可能,最后发来一张图,显示几种常见内页纸克数和厚度,圈出了其中的“国标157g”,

      我不信,于是问工科大佬借了一把游标卡尺,果然,实际厚度并不是客服说的“国标157g”对应的厚度,倒是和旁边“行标157g”差不多。我一想,看来是被坑了。

      与客服的“相爱相杀”后记:经过协商,对方退款一千。宣传册是大叔出的钱,退款自然要还给大叔。

      印刷宣传册并不是一开始就决定在网上找打印店。刚开始某宝上的价格只是作为我的参考,但是询问了学校里的打印店和大叔熟知的一家打印店之后,还是觉得某宝上比较划算。

      这就说到了团队经费的问题。虽然我们有一部分比赛奖金会作为团队经费,用于团队的日常开销,但是像办公室装修、印刷宣传册这种大项目还是离不开大叔的私人经费支持,所以花钱的时候,在保证质量的前提下能省就省。

      宣传册做出来不是留给自己看的——给领导展示我们的成绩,证明我们一直以来都有所作为;让老师同学知道我们的存在,为以后的招新减小阻力。

      关于赠送名单,这里还闹了个误会。大叔说要赠送名单,我理解成了给宣传册参与者的福利,我一想,这么好的机会,岂不是可以免费看大叔公司的书了?于是《轻松学会独立思考》、《不要等到毕业以后》等等都被我列了上去。估计大叔看到清单一阵心痛:“送福利可以,但我要考虑成本。”哈哈,最后参与到宣传册制作的30位小伙伴们还是拿到了福利哟~

      正式列赠送名单的时候,校内我列出了校团委的老师,各院团委书记和辅导员,项目指导老师,项目负责人,团队优秀成员及 校内其他学生组织,校外的我不是很清楚,唯一记得的就是一定要送给楚楚老师。

      去年11月,大叔邀请楚楚老师给我们分享礼仪和演讲方面的干货。虽然前期团队宣传的时候看过楚楚老师的照片,但是在办公室见到真人不由得感叹一句真的很有气质,而且私下里也很平易近人,以至于后来接触到关于礼仪和演讲的人或事,都会想起楚楚老师。

      记得那天把样本拿给大叔看,大叔拿着笔一页页的检查,当翻到有楚楚老师的那一页的时候,立马拍了一张说要发给她看看。想到大叔每天要见各种人、处理各种事,却能随时记起那些帮助过自己的人,不由得佩服大叔待人的用心和真诚。

      我们把宣传册送到了校团委和各学院老师们的手里,顺便拍了老师们和宣传册的合照用于后期宣传,期间得到了许多赞扬,当然也不乏意见和建议。遇到对我的工作不满意的老师,我一边听取意见一边回应: “初次做宣传册,难免有不到位的地方,以后再做会更完善。”

      当我把情况反馈给大叔的时候,大叔问,“现在理解职场了?”我看着屏幕叹了口气:“略懂一点了。”

      如果你手上也有老板交代的任务,嘿嘿,你这只小蚂蚁已经上锅了,千万别等锅热起来才慌。(最后献上我老板的高清美图)

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